補助事業の会議経費を、編成から振込通知まで留痕できる流れにする

導入前の課題

• 会議の増加に伴い、出席費、司会費、業務費、学生アルバイト支出、立替費用、受取口座、振込通知を同時に管理する必要があった。
• Excel、紙の受領票、手作業の振込一覧、メッセージ通知に分散し、確認作業が属人化していた。
• 主催者は「予算はいくらか、実際にいくら使ったか、誰が立て替えたか、誰へ振り込むか、通知済みか」を何度も確認していた。

KirokuFlow の解決策

KirokuFlow は本案件向けに「経費管理入口」を構築しました。会議経費を編成、執行計画、記帳、審査、正式台帳反映、振込実行、Email 通知まで一連の追跡可能なフローとして整理し、Google Sheets / GAS / GitHub Pages を活用して軽量に運用できる形にしました。

導入後の変化

• 経費管理が単なる表計算から、分担・確認・追跡できるプロセス管理へ移行した。
• 主催者は予算編成と実支出を把握し、学生アルバイトは支出記録を提出できるようになった。
• 委員とスタッフは受取情報を更新でき、振込後はシステム通知と履歴が残るようになった。