複数回の委員会を、受付から資料共有まで一つの入口で進行する

導入前の課題

• 評価委員会、教材編集審査委員会など、複数の会議を継続して開催する必要があった。
• 紙資料、Email、グループメッセージ、手作業の確認に分散し、委員が入口を見失いやすかった。
• 会議後の回答回収、資料整理、記録保存に時間がかかり、次回への引き継ぎが重くなっていた。

KirokuFlow の解決策

KirokuFlow は本案件向けに「会議運営入口」を構築しました。主催者は開催回ごとに会議情報を管理し、委員とスタッフは同じ入口から議事日程、資料パック、出欠確認、オンライン回答、投影・印刷資料へアクセスできます。現地参加とオンライン会議の両方に対応し、会議単位で資料の文脈を残せるようにしました。

導入後の変化

• 主催者は会議ごとの入口を案内するだけで、資料配布と回答回収をまとめて進められるようになった。
• 委員は必要な資料、回答フォーム、会議情報を一か所から確認できるようになった。
• サーバーや従来型データベースを自前で持たず、複数回の委員会運営と記録保存を支援できる形になった。